Komplexe und langwierige Aufträge kaufmännisch und organisatorisch effizient abwickeln.

Software für die Auftragsabwicklung in Werbeagenturen und Consulting-Unternehmen

Er hat gut lachen: Setzt er doch die CEBUS-Projektverwaltung ein und fühlt es nicht, sondern weiß exakt, welche Kunden nun wirklich entscheidend den Ertrag verbessern und wo sich bald Schwachstellen auftun.

Mit CEBUS werden aufwendige Geschäftsprozesse automatisiert. An ein Programm für die kaufmännische Auftragsabwicklung, z.B. als "Jobverwaltung" in großen Werbeagenturen, wird eine Vielzahl von speziellen Anforderungen gestellt. Das Programm vereinfacht und automatisiert entscheidend die gesamte kaufmännische Auftragsabwicklung, von der Kalkulation über den Einkauf, die Erfassung und Kontrolle von erbrachten Leistungen, die Abrechnung gegenüber dem Kunden und den Zahlungseinzug bis hin zum Datentransfer in die Finanzbuchhaltung.
Durch eine leistungsfähige Konfiguration lässt sich das Programm in vielen Punkten an aktuelle und erst recht neue Anforderungen anpassen, die sich durch flexible Unternehmensstrukturen oder neue Kunden ergeben. Eine breite Palette von unterschiedlichen Abrechnungsformen ist das Ergebnis jahrelanger Praxiserfahrung. Umfangreiche Auswertungen runden das Bild ab und unterstützen auch das anspruchvollste Controlling, um Schwachstellen zügig zu beseitigen.
Leistungsfähigkeit darf nicht zur Belastung werden. Darum gilt es, durch einen ruhigen Bildschirmaufbau und "Verstecken" von selten benötigen Funktionen den Anwender weder zu belasten noch einzuschränken. Unterstützt wird dies auch durch den modularen Aufbau der Software, der Sie weder zu unüberschaubaren Investitionen verleitet, noch die Zukunft zur Einbahnstraße werden lässt.

Die CEBUS Programmpakete für die Auftragsabwicklung:
Mehr brauchen Sie wirklich nicht!

1. Programmpaket
Projektabwicklung (BPP)

Das Basispaket zur Projektabwicklung fasst die wichtigsten Programme, die für eine effiziente und kundengerechte Auftragsabwicklung nötig sind, in einem Paket zusammen:

• Die Infobasis mit integrierter Adressverwaltung (ADR)

• Die Vorauskalkulation (PVK), damit Sie Plan- und Istkosten gegenüberstellen können.

• Die Zeiterfassung und -abrechnung (PZE), damit Sie den Aufwand Ihrer Mitarbeiter weiterberechnen können.

• Die Fremdkostenerfassung und -abrechnung (PFE) für die Kontrolle der Eingangsrechnungen und die Weiterberechnung an den Kunden

• Die FiBu-Kontoführung (FKF) für die Aufzeichnung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie der Zahlungseingänge.

2. Programmpaket
Fullservice (BPF)

Das Basispaket für den Fullservice fasst die wichtigsten Programme, die zur erfolgreichen Projekt- und Auftragsabwicklung und zugleich für die Abrechnung im Mediageschäft nötig sind, in einem Paket zusammen:

• Die Infobasis mit integrierter Adressverwaltung (ADR).

• Die Vorauskalkulation (PVK), damit Sie Plan- und Istkosten gegenüberstellen können.

• Der Einkauf (PEK), um den Schriftverkehr mit Lieferanten auf ein Minimum zu reduzieren.

• Die Zeiterfassung und -abrechnung (PZE), damit Sie den Aufwand Ihrer Mitarbeiter weiterberechnen können.

• Die Fremdkostenerfassung und -abrechnung (PFE) für die Kontrolle der Eingangsrechnungen und die Weiterberechnung an den Kunden

• Die Mediaabrechnung mediaFAKT® (MFA) für die schnelle Buchung von Medialeistungen.

• Die FiBu-Kontoführung (FKF) für die Aufzeichnung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie der Zahlungseingänge.

Vorauskalkulation/Angebot (PVK)

Aus Ihrer individuellen Preisliste stellen Sie Leistungen per Mausklick zusammen und erhalten ein versandfertiges Angebot mit Kalkulation.

Kalkulieren Sie schnell große Projekte genauso wie kleine Jobs: durch Zerlegen eines großen Auftrages in kleine, überschaubare Einheiten. Das Ergebnis steht für die Vorauskalkulation, Angebotserstellung und Ertragsermittlung zur Verfügung. Der textliche Teil der Angebotserstellung wird durch die Konfiguration automatisiert und kann ausgedruckt oder direkt aus dem System an den Kunden gefaxt werden. Die Vorauskalkulation ist für Zeit-, Material- und Fremdleistungen gleichermaßen geeignet. Wird sie für das Mediageschäft eingesetzt, so können Sie Ihren Kunden auch Standard-Kostenpläne in Angebotsform übermitteln.

Anfragen an Lieferanten ohne ein Wort zu schreiben?

Einkauf (PEK)

Werden Leistungen extern eingekauft, fällt viel  Schriftverkehr an. Mit diesem Programm reduzieren Sie diesen Aufwand, indem Sie projektbezogene Anfragen an ausgewählte Lieferanten erstellen. Wollen Sie dann dem "besten" Zulieferer den Zuschlag erteilen, werden die bisher entstandenen Daten wiederverwendet, um so in Sekundenschnelle den verbindlichen Auftrag schriftlich zu erstellen.

Etatverwaltung (PET)

Wenn große, unterschiedliche Projekte im Rahmen eines Gesamtetats zu realisieren sind, benötigen Sie eine Zusammenfassung und genaue Übersicht aller angefallenen Kosten und der noch verfügbaren Mittel auf der Basis der bereits kalkulierten und erbrachten Leistungen. Die Etatverwaltung ist projektübergreifend und kann sowohl für verschiedene Kunden als auch eigene, externe Geschäftsstellen eingesetzt werden.

Zeitauswertung (PZA)

Die Zeitauswertung erstellt unterschiedliche, detaillierte Auswertungen der angefallenen Arbeitszeiten, wie z.B. nach Tätigkeitsart (Leistungsart), Mitarbeiter, Zeitraum. Die Daten können nach Woche, Monat, Quartal oder Jahr zusammengefasst dargestellt werden, im Tabellenformat und als anschauliche Farbgrafik für Ihre Analyse. So können Schwachstellen im Unternehmen durch langfristige Vergleiche, z.B. Anteil der Verwaltungstätigkeit im Verhältnis zur produktiven Tätigkeit, aufgedeckt werden.

PROJECT-Assistent (PAS)

Um die Neuanlage von umfangreichen Projekten zu erleichtern, setzen Sie den CEBUS-Projektassistenten ein. Statt Leistungen einzeln auszuwählen und zu kalkulieren, wählen Sie nur eine Projektgruppe aus, wie:

• Produktion einer Broschüre

• Mediakampagne

• Telemarketing-Aktion

• Internetauftritt

Die Projekte sind frei definierbar. Nach dieser Auswahl werden alle zu dieser Projektgruppe gehörigen Leistungen angelegt, einige Grunddaten können individuell variiert werden. Sie sparen Zeit, Ihre Angebotserstellung und Kalkulation ist effizienter, Fehlerquellen werden weitgehend ausgeschlossen, und Sie können Ihre Erfahrung dem gesamten Unternehmen zur Verfügung stellen.

Unerlässlich für den jeden Finanzcontroller - Rollen Sie die Schwachstellen von oben nach unten auf!

AuswertPLUS (PAP)

Die meisten Programme aus der Auftragsabwicklung (=Projekte oder Jobs) stellen bereits verschiedene Auswertungen zur Verfügung. Reicht dies nicht aus, können Sie mit diesem Programm die Daten tiefer analysieren und erweiterte Berichte erstellen. So erhalten Sie eine vollständige Darstellung Ihrer Projektdaten, die Sie auch wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich zusammenfassen bzw. gruppieren können. Für Verhandlungen beim Kunden können Auswertungen als Ausdruck erstellt werden. Das Programm ist für Zeitleistungen, Materialverbrauch, Fremdkosten und das Mediageschäft gleichermaßen geeignet.

PROJECT: Word-Export (PWE)

Das ist ja einfach: Das von CEBUS erstellte fertige Worddokument mit Ihren indivduellen Formatangaben, Platzhaltern und Grafiken kann sofort per E-Mail und Fax versandt oder noch in letzter Sekunde korrigiert werden. Das ist 1000x besser, als sich mit einem kryptischem Textprogramm rumzuärgern. Durch diese Erweiterung haben Sie Einfluss auf das Erscheinungsbild der externen Schriftstücke (Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferschein, Anfrage, Einkauf und Rechnungen). Für die Gestaltung benötigen Sie keinen Programmierer, sondern können durch die Platzhalter (Position, Schrift, Farbe) selbst bestimmen, wie Ihre Ausdrucke aussehen sollen. Selbst Grafiken, wie z.B. das Firmenlogo können einfach platziert werden.

• Es stehen für alle Ausgabearten zwei Sets für Vorlagen zur Verfügung: STANDARD für den Ausdruck auf dem Drucker sowie FAX mit eingebundenen Grafiken für die Ausgabe direkt an das Fax. Beide Sets können Sie auch für den Versand per E-Mail verwenden. Weitere Sets können durch Ihren Administrator geschaffen werden.

• Die Dokumente können automatisch mit in die CEBUS- Dokumentverwaltung übernommen werden (einstellbar), wenn die Dokumentenarchivierung (OAD) installiert ist.

• Der Text kann innerhalb Word noch vor dem Ausdruck geändert werden.

PROJECT: Zeiterfassung- und abrechnung (PZE)

Der größte Kostenblock in klassischen Agenturen sind Personalkosten. Diese entscheiden über rote oder schwarze Zahlen. Kalkulation, Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten sind auch in guten Zeiten der Garant für die Zukunft eines Unternehmens.
Arbeitszeiten aber auch Materialleistungen können entweder zentral oder durch den Mitarbeiter selbst erfasst werden. Durch die Zuordnung zu Projekten und Leistungsarten ist auf einen Blick nicht nur der Projektstatus, sondern auch das Ergebnis einer Abteilung oder der Geschäftserfolg einer ausgewählten Leistungsart ersichtlich.
Das System greift automatisch auf den Einkaufspreis einer Leistung - dem sog. internen Verrechnungssatz - eines Mitarbeiters zu. So ist es endlich möglich, unabhängig von der ursprünglichen Kalkulation den tatsächlichen Aufwand für Projekte zu erkennen. Dies wiederum ermöglicht es Arbeitsabläufe innerhalb des Unternehmens zu optimieren und zu analysieren.
Auswertungen nach vielen unterschiedlichen und kombinierten Kriterien stellen jeden Controller zufrieden. Für die Rechungsstellung können die Daten auf Wunsch eins zu eins übernommen werden. In Sonderfällen kann die Berechnung durch die einzigartige CEBUS PlusMinus Funktion aktuellen Erfordernissen angepasst werden.  

Zeit- & Kosten-Explorer (iPZE)

Der größte Kostenblock in den meisten Unternehmen, insbesondere in klassischen Agenturen, sind die Personalkosten. Diese entscheiden über rote oder schwarze Zahlen, Fahrrad oder Maserati. Kalkulation, Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten sind auch in guten Zeiten der Garant für ein erfolgreiches Unternehmen.

CEBUS beweist, dass ein Programm für die Zeiterfassung, Kostenkontrolle und Auswertung nicht mit fünfstelligen Investitionen in Server, Software und endlosen Seminaren verbunden sein muss.

Mit dem neuen Modul "Zeit- & Kosten-Explorer" können

Ihre Mitarbeiter Arbeitszeiten und Materialverbrauch erfassen und Kunden- oder internen Projekten zuordnen,

Ihre Mitarbeiter die Eingabe Ihrer Zeiten selbst kontrollieren und auch Urlaubszeiten verwalten,

Projektleiter den Aufwand erkennen. Genau aufgeschlüsselt nach Projekt, Leistungsart, Mitarbeiter, mit allen Kosten.

Typische Zeiterfassungen erfordern die umständliche Eingabe einer Anfangs- und Endzeit, auf die Minute genau.
Das ist für das Agentur- und Beratergeschäft zu umständlich. Mit CEBUS geben Sie nur die Menge ein. Z.B. zwei Stunden, vier Arbeitseinheiten oder einen Tagessatz – im Bruchteil einer Sekunde.

Keine Installation erforderlich. Die Programme werden nur über Ihren Internet-Browser aufgerufen.

Für alle Plattformen geeignet (PC, MAC, Linux, SUN).

Ortsungebunden und Mobil: Sie können von jedem Ort der Welt mit Internetzugang oder Notebook / Handy arbeiten.

Dieses neue Programm kann Daten mit den Windowsprogrammen auszutauschen. Mitarbeiter, die nur Ihre Zeiten erfassen müssen, benötigen dadurch keine Windows-Lizenz.

Das Programm kostet nur sechs Euro pro Monat und Arbeitsplatz.
TIP: Anwender, die auch die Windows-Software von CEBUS einsetzen, können optional das Datentransfermodul (AIT) bestellen. Dieses Modul transferiert die Daten aus den Internetprogrammen in die Windows Programme, so dass die Daten auf beiden Plattformen zur Verfügung stehen.

Eingangsrechnungen Projekten zuordnen - Soll/Ist-Vergleich - Abrechnung

PROJECT: Fremdkostenerfassung- und -abrechnung (PFE)

Eingangsrechnungen werden Jobs oder  Projekten sowie Kunden und Lieferanten zugeordnet, damit sie sowohl weiterberechnet werden können als auch für umfassende Auswertungen zur Verfügung stehen. Selbstverständlich kann auch ein automatischer Transfer in die externe Finanzbuchhaltung erfolgen (optional). Unterstützt werden auch Eingangsrechnungen, deren Betrag sich auf verschiedene Projekte verteilt, und Rechnungen, die nur der Verwaltung zugeordnet werden können. So sehen Sie sofort, wer welche Kosten verursacht hat, und können leicht Ihre Eingangsrechnungen auf Abweichungen kontrollieren.
Bestandteil des Programms sind neben den vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten auf Projekt- und Mitarbeiterebene u.a. die Rechnungslegung durch den Projektleiter, sowie die Ausgabe von verschiedenen Listen und Basisauswertungen.

Zeit- und Ressourcenplanung (PTP)

Erreichen einzelne Projekte oder die Summe aller ein Volumen, welches mit klassischen Terminverwaltungen nicht mehr überschaubar bleibt, dann ist der Zeitpunkt für einen detaillierten Projektplan gekommen. Aber herkömmliche Systeme zur Erstellung von Netz- und Ablaufplänen erfordern einen großen Aufwand in Dateneingabe und -pflege. CEBUS geht stattdessen neue Wege:

1. Auftragsdatenanalyse durch die Kapazitätsauslastung: Dieser Weg erfordert praktisch keinen Aufwand für die Dateneingabe und Pflege. Die Auslastung des Unternehmens wird nach Kalenderwochen sortiert in einer Tabelle und Grafik für ausgewählte Bereiche dargestellt.

2. Auftragsdatenexport: Bei dieser Methode werden die Daten aus CEBUS-Projekten selektiert, aufbereitet und in MS-Projekt exportiert. Dort können sie grafisch und übersichtlich dargestellt, bearbeitet und ausgedruckt werden. Die Grundversion dieses Programmes unterstützt a) die Projektschnellübersicht mit Laufzeiten; b) Export der geplanten Leistungsvolumina.